HMI sebagai organisasi kemahasiswaan tertua di Indonesia merupakan gambaran organisasi yang tertata rapi mulai dari tatanan PB, BADKO, Cabang, Korkom sampai ke komisariat. Jika kita melihat dari tatanan struktur organisasi dan konstitusi , HMI merupakan salah satu organisasi yang rigid dalam administrasi. Baik dalam administrasi keorganisasian dan adminstrasi perkaderan. Jenjang perkaderan di HMI diatur jelas dalam konstitusi mulai dari Maperca, Latihan Kader 1 (Basic Training), Latihan Kader 2 (Intermediate Training) sampai ke Latihan Kader 3 (Advance Training). Bahkan ada ungkapan bahwa HMI adalah organisasi ter-rigid ke-2 setelah TNI. Selain itu HMI juga merupakan organisasi yang lengkap dalam menyediakan wadah bagi para kader dan alumninya. Selain ada KAHMI (Korps Alumni Himpunan Mahasiswa Islam) HMI juga punya berbagai lembaga otonom seperti LBHMI (Lemabaga Bantuan Hukum Mahasiswa Islam), LAPMI (Lembaga Pers Mahsiswa Islam) dan masih banyak lagi. Ditinjau dari lengkapnya aturan, lembaga (wadah), dan jenjang perkaderan yang dimiliki HMI, maka HMI dapat dikategorikan sebagai organisasi yang modern. Mrnurut para ahli, ciri organisasi modern sebagai berikut :
- Organisasi bertambah besar
- Pengolahan data semakin cepat
- Penggunaan staf lebih intensif
- Kecendrungan spesialisasi
- Adanya prinsip-prinsip atau azas-azas organisasi
- Unsur-unsur organisasi lebih lengkap
Dari enam ciri tersebut yang saat ini belum dilakukan di HMI adalah nomor 2 (dua). Yakni, Pengolahan data semakin cepat. Di era teknologi informasi data merupakan suatu hal yang sangat penting untuk menguasai informasi terkini bahkan informasi yang akan berkembang di masa akan datang. Dalam sambutannya ketua umum pengurus besar HMI di pelantikan pengurus cabang bangkalan, Madura menyatakan bahwa penting bagi kader HMI menguasai bahasa asing dan teknologi informasi. HMI sebagai organisasi perkaderan dan lembaga non profit, maka, aset terbesar dari HMI adalah Kader (Anggota) dan Alumninya. HMI tanpa Anggota dan Alumninya adalah wadah kosong yang karat. Untuk menjadi organisasi modern, HMI sudah seharusnya memperbaiki pengolahan data organisasi, terutama data anggota dan alumninya. HMI harus sudah memiliki database anggota yang memuat identitas dengan segala rekam jejak perkaderannya, begitupun database alumi dengan rekam jejak karir dan domisili saat ini. Sebut saja sistem itu bernama pangkalan data perkaderan.
Dapat kita gambarkan jika anggota HMI yang telah lulus Latihan Kader I datanya sudah diupload pada pangkalan data, mulai dari identitas, asal komisariat, Cabang dan lain sebagainya. Selain itu pangkalan data perkaderan juga memuat nilai proses latihan kader, yang selama ini hanya dimiliki komisariat atau cabang dengan bukti sertifikat bagi anggota yang sudah lulus latihan kader. Setiap anggota HMI memiliki kartu anggota yang dilengkapi dengan no anggota atau barcode yang ketika dipindai akan langsung keluar data dari anggota mulai dari identitas, jenjang perkaderan dan lain sebagainya. Sehingga tidak lagi dibutuhkan membawa sertifikat LK 1 sebagai alat verifikasi ketika mengikuti LK II. Karena cukup dengan memindai kartu anggota sudah dapat dilihat data dari seorang anggota. Begitupun dengan pangkalan data alumni yang memuat data dari alumni, jenjang perkaderan, jenjang karir dan domisili saat ini. Dengan begini maka alumni dapat dilacak keberadaannya dan tidak akan ada lagi orang yang ngaku-ngaku sebagai alumni HMI untuk kepentingan tertentu. Pangkalan data ini akan sangat berguna sekali selain sebagai pangkalan data perkaderan data ini juga dapat dijadikan bahan untuk analisa bagi pengurus untuk mengetahui perkembangan HMI. Dengan memenuhi keinginan ini saya rasa HMI sudah dapat dikategorikan sebagai organisasi modern. Menggunakan teknologi informasi sebagai tools untuk manajemen organisasi atau perusahaan saat ini merupakan sebuah keniscayaan. Yang enggan menggunakannya maka akan tertinggal bahkan mungkin akan mati dipertengahan jalan.
Kendala
Penerapan sistem ini tentu akan mengalami kendala baik dari sisi sosiologis, politik dan dinamika dalam organisasi. Pertama, untuk membuat dan menerapkan sistem ini tentu PB HMI membutuhkan biaya yang tidak sedikit, namun saya yakin banyak kader HMI yang berpotensi yang dapat membuat sistem ini, tinggal bagaimana HMI mensayembarakan kepada kader seluruh indonesia. Kalaupun PB HMI membangun sistem ini menggunakan jasa developer profesional saya rasa bukanlah uang yang terlalu besar untuk membiayai sistem yang akan digunakan beberapa tahun ke depan dengan segala keuntungannya. Toh, saya yakin akan banyak alumni yang mau mendanai sistem ini jika dijelaskan dengan baik dampaknya terhadap organisasi.
Kendala teknis dai penerapan sistem ini adalah sumberdaya manusia yang harus dilatih dalam mengelola sistem ini dari seluruh perwakilan cabang se nusantara. Selain itu juga memerlukan waktu untuk menormalisasi data anggota beberapa tahun kebelakang.
Kendala politik dari penerapan sistem ini akan menuai penolakan dari beberapa cabang yang takut akan berkurangnya jumlah suara dalam kongres ketika sistem ini digunakan. Untuk kendala ini bisa kita kesampingkan, sebut saja sistem ini (sementara) tidak akan digunakan untuk menentukan jumlah suara cabang dalam kongres sampai dengan benar-benar data yang tertampung sudah stabil.
Entahlah apa yang saya tulis ini cuma sebatas cita-cita naif saya untuk organisasi yang telah membesarkan saya, atau memang banyak kader yang beripikir seperti saya, bahkan jauh sebelum saya menulisnya. Khususnya kader HMI yang paham akan teknologi informasi. Semoga elemen-elemen pengambil keputusan dalam organisasi ini ada yang sadara akan pentingnya pangkalan data ini. Bahagia HMI.